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So einfach

Organisationswunder To-do-Liste

Von Harald Sturm am 2. Mai 2016

Die Aufgaben einer Woche - schön versammeltDenken Sie beim Stichwort To-do-Listen an Menschen, die Organisation zum Selbstzweck machen? Oder an eigene Listen, die Sie nur in solchen Momenten aufstellen, in denen Sie sich so gar nicht zu einer „ordentlichen Arbeit“ aufraffen können (und die Sie hinterher nie wieder in die Hand nehmen)? Die Wahrheit ist: Listen sind echte Organisationsprofis.

So lange die richtigen Dinge darauf notiert werden – und so lange sie als Arbeitsinstrumente ernst genommen werden. Also: Wenn die Listen nicht nur geschrieben, sondern später auch abgearbeitet werden.

Zu den „richtigen Dingen“ für To-do-Listen gehören Aufgaben, die Sie aus folgenden Gründen momentan nicht erledigen können:

  1. Weil Sie nicht am richtigen Ort sind, beziehungsweise weil Ihnen nicht die richtigen Arbeitsmittel zur Verfügung stehen. 
Beispiel: Sie sitzen im Flugzeug und denken daran, dass Sie sich eine Information für Projekt X besorgen müssen – per Anruf bei Ihrem Kollegen Y.
  2. Weil Sie jetzt keine Zeit dafür haben. Beispiel: Sie sind in eine Internet-Recherche für Projekt A vertieft und stoßen auf interessante Informationen zu Projekt B.
  3. Weil in diesem Moment nicht die beste Zeit dafür ist. Beispiel: Es ist 11 Uhr vormittags – also Ihre Primetime – und die Bitte um die Zusammenstellung verschiedener Informationen erreicht Sie. Ein 8-Minuten-Job, keine große Sache, aber etwas, was Sie lieber zusammen mit anderen Routineaufgaben in der müderen Zeit nach dem Mittagessen erledigen.

So arbeiten Sie mit diesen drei Listen:

  1. Im ersten Fall ist es hilfreich, wenn Sie eine Liste mit „To-dos: Anrufe“ führen.
 Notieren Sie dort: „Kollege Y für Projekt X” und Sie können sich wieder Ihrem Roman oder der Zeitung widmen.
  2. Im zweiten Fall ist es hilfreich, wenn Sie eine Liste mit „To-dos: Internet“ haben – und parallel einen Favoriten- oder Bookmark-Ordner dieses Namens im Browser.
 Notieren Sie auf der Liste „Bookmark Z für Projekt B” und nehmen Sie sich die entsprechende Seite dann vor, wenn Sie Internet-Aufgaben abarbeiten oder wenn Sie an Projekt B weiterarbeiten.
  3. Und im dritten Fall ist es hilfreich, wenn Sie eine Liste mit „To-dos: C-Aufgaben“ haben, die Sie regelmäßig in leistungsschwächeren Zeiten (wie beispielsweise nach dem Mittagessen) oder in Pausen zwischen größeren Arbeitsblöcken abarbeiten.
 Machen Sie auf dieser Liste kurz folgende Notiz: „Informationen zu X für Kollege Y”. Dann können Sie sich direkt wieder auf Ihr Projekt konzentrieren.

via: Harald Sturm bewegt Menschen; Bild: flickr/ wablair


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