Wie man eine beschäftigte Person zum Antworten auf E-Mails bewegt

Diese Situation kennt wahrscheinlich jeder, der viel über E-Mail kommuniziert, sei es privat oder beruflich – manche Menschen antworten scheinbar nie! Wenn man die Antwort des Empfängers aber vielleicht sogar dringend benötigt, steigt die Nervosität und man ärgert sich. Doch es gibt Abhilfe – schon beim Verfassen der ersten Nachricht kann man einige Dinge sehr richtig, aber eben auch sehr falsch machen. Gerade vielbeschäftigte Personen werden oft mit hunderten E-Mail-Nachrichten pro Tag konfrontiert und die Selektion und Priorisierung fällt da oft schwer – meist ist bei den scheinbaren Schweigern aber keine böse Absicht dahinter.

Wir haben ein paar Tipps gefunden, wie man eine vielbeschäftigte Person zum Antworten bewegt:

1. Halte Dich kurz
Lange E-Mails erwecken den Eindruck, es gäbe für den Empfänger viel zu tun – und vor allem erstmal viel zu Lesen und zu Verstehen! Versuche, Dein Anliegen in maximal drei Sätzen unterzubringen. Auch wohlgesonnene Empfänger legen ein langes E-Mail gern als „Les ich später“ ab und vergessen es mitunter.

2. Mach es lesbar
Ist Deine Nachricht eine Text-Wurst vom „Hallo“ bis zum „Grüße“? Verwende Zeilenschaltungen und Absätze, sodass schon auf den ersten Blick gesehen werden kann, was höfliche Grußformeln und was inhaltliche Anliegen sind!

• Hast Du mehrere Fragen oder Anliegen?
• Verwende Bullet-Points!

3. Sag was Du willst
Komm schnell auf den Punkt und sage deutlich, was der Empfänger zu tun hätte und worum Du ihn bittest. Je klarer Deine Botschaft, desto besser die Aussichten, dass Dein Anliegen auch wirklich erfüllt wird und Deine E-Mail nicht in einem „To Do-Ordner“ landet und dort eventuell bis auf Weiteres dahinschlummert.

4. Sei vernünftig
Mach Dir vorher Gedanken darüber, wie lange der Empfänger für die Beantwortung Deiner Mail brauchen könnte. Ein E-Mail, das in 3o Sekunden geschrieben ist, kann Anfragen enthalten, deren Bearbeitung mehrere Tage dauert! Sei Dir dessen bewusst und überlege Dir eine realistische zeitliche Einschätzung, bevor Du ungeduldig wirst.

5. Setze AnreizeManchmal braucht es einen Anreiz, um eine befriedigende Antwort zu bekommen. Überlege Dir, was der Empfänger davon hätte, würde er Dein Anliegen schnell erledigen – schreibst Du an Deinen Boss? Oder einen Mitarbeiter? Wir sind alle nur Menschen und haben unsere Limits und auch der überarbeitetste Kollege oder vielbeschäftigtste Freund wird ein E-Mail mit einem gewissen Incentive ein wenig wohlwollender betrachten – vielleicht ein Kaffee auf Deine Rechnung in der Pause? Oder ein Drink auf Deine Einladung hin beim nächsten Treffen? Das sind kleine Aufmerksamkeiten, die nicht viel kosten, aber guten Willen zeigen – und ganz sicher keine Bestechung!

via medium.com

Und über ein Facebook erreicht uns soeben noch ein sehr wertvolles P.S.:

„Ich möchte noch einen 6. Tipp hinzufügen: Formuliere eine aussagekräftige Betreffzeile. Das erhöht die Chance, dass der Empfänger diese Mail beim Überfliegen der Nachrichtenliste als wichtig wahrnimmt und bevorzugt öffnet. Außerdem tut sich der Empfänger leichter, die Mail später wieder zu finden, wenn er sie nicht sofort bearbeiten kann.“

Danke an Erich Kitzmüller für die wertvolle Ergänzung!